7 claves para redactar una nota de prensa
¿Qué es una nota de prensa?
Una nota de prensa es un documento escrito que tiene como objetivo atraer la atención de los medios de comunicación en relación a un tema concreto para que éste sea publicado sin necesidad de pagar publicidad.
Se trata de una herramienta de comunicación de la marca que permite informar a empresas, organismos públicos, asociaciones y organizaciones, sobre sus próximos eventos, lanzamientos de productos o servicios, cambios de personal (como los nuevos nombramientos) o cambios en su operativa.
¿Por qué es importante una nota de prensa?
Si tienes una empresa es muy importante que mantengas una buena relación con los medios y emplees las notas de prensa como vía de comunicación con ellos sobre las novedades o cambios significativos de la compañía.
El objetivo primordial es que llamen la atención de los periodistas que las reciben. Profesionales que suelen recibir cientos de ellas cada día y que, en muchas ocasiones, salvo que destaquen sobre el resto, suelen eliminar directamente. Por eso, si les ofreces contenido que sea atractivo, interesante y fácil de leer, es mucho más probable que lo cojan.
Generar reconocimiento de marca con una serie de publicaciones que tengan interés en tu nicho o publiquen en tu área, contribuirá en gran medida a que establezcas una base sólida para tus operaciones.
También es importante tener en cuenta que las notas de prensa son noticias reales, pero es posible que el periodista no lo enfoque como a ti te gustaría. Para evitar esta circunstancia siempre puedes contratar a una agencia de comunicación que te permita tener un control sobre el contenido.
1. Hay que ir al grano
Como comentábamos anteriormente, las redacciones trabajan a un ritmo frenético y nuestra nota de prensa debe atraer la atención y sintetizar muy bien la información en el titular y el subtítulo. Estas dos primeras partes deben condensar el grueso de la noticia que queremos dar y hacerlo de una forma original y directa. En el cuerpo del documento ofreceremos el resto de datos que permitan ampliar la información y dar detalles más concretos.
2. Usar una plantilla de nota de prensa
Las notas de prensa son una ventana a nuestra empresa, por eso deben respetar la imagen corporativa de la marca y tener siempre el mismo formato. Lo más cómodo es desarrollar una plantilla que te permita editar de forma rápida y sencilla las diferentes comunicaciones. Si tu empresa tiene la capacidad de ofrecer diferentes ángulos de comunicación, puedes emplear los colores para diferenciar las comunicaciones por segmentos. Por ejemplo, si se trata de una cadena de hoteles, puedes usar el verde para la información relativa a RSC, el marrón para la parte de gastronomía, el azul para la parte corporativa…
3. Tener en cuenta el número de palabras a utilizar
Las notas de prensa deben ser breves y concisas. Lo recomendable es que la extensión no exceda la página y media o dos páginas. Insistimos en que los periodistas no tienen demasiado tiempo para leer extensos comunicados, por eso debes potenciar la capacidad de resumir y sintetizar todo lo que quieres decir en este espacio.
4. Incluir estadísticas útiles
Tan importante es la extensión de la nota de prensa como integrar datos verídicos que puedan avalar la información que estamos ofreciendo al periodista, especialmente en notas de prensa de carácter económico, corporativo o sobre balances anuales, trimestrales… Ayuda a tomar una referencia real y rápida de la magnitud de los datos que estamos aportando y al periodista le facilita la labor de redacción del artículo.
5. Hacer que el gancho quede claro
Por supuesto, aunque usemos el titular para llamar la atención, debe quedar muy claro cuál es el mensaje o la información que queremos transmitir, es decir, el motivo por el que nos ponemos en contacto con el medio. Este recurso debe ser usado con mucha cautela, si caemos en el sensacionalismo para llamar la atención de los redactores, es probable que acabemos teniendo una mala relación con el medio y acabemos en la carpeta de “SPAM” de la redacción.
6. Ofrecer imágenes de alta calidad
La nota de prensa siempre debe ir acompañada de recursos gráficos relacionados con la información. Al menos una foto debe ir en el cuerpo de la información. Como el peso del mail no debe ser demasiado pesado, lo mejor es que las demás las envíes por enlace de WeTransfer o cualquier servidor de pago como Dropbox o similares (mucho mejores porque los enlaces no caducan). Por lo general, las publicaciones impresas y aquellas revistas con un satinado especial, necesitan imágenes en la mejor calidad posible (por encima de los 5M). Intenta asegurar disponer de las imágenes en alta calidad, de lo contrario, puedes quedarte sin publicación.
7. Incluir el contacto siempre
De poco servirá si conseguimos llegar al periodista, pero, a la hora de querer comunicarse con nosotros, no puede hacerlo porque no encuentra nuestros datos de contacto. En el mail con la nota de prensa siempre debe ir incluida una vía de contacto con la persona que envía la información o con la agencia a la que pertenezca, especialmente ahora que el teletrabajo se ha impuesto en muchas empresas.
