Las mejores herramientas para la organización de eventos

Los eventos tienen un gran potencial a nivel de comunicación y suelen construir unas de las acciones más potentes y efectivas del marketing. El primer paso para organizar un evento debe ser fijarse unos objetivos y decidir los recursos que se van a invertir. A continuación y, una vez que se tienen claros los objetivos, el siguiente paso debe ser elegir la fecha, hora y lugar del evento, así como estudiar detenidamente al público al que nos queremos dirigir para poder ofrecerle la propuesta más idónea en función del mensaje que se quiere transmitir. A partir de ahí, lo más importante es la planificación del evento, para lo que nos podemos ayudar de multitud de herramientas a nuestro alcance que pueden resultar muy útiles para distintos aspectos.

Hablamos de herramientas que cubren desde la monitorización de la visibilidad de tu marca en Redes Sociales hasta la gestión de los datos de asistentes, nuevos sistemas de pago o servicios de traducción instantánea. 

Herramientas para la organización de eventos

Existe un gran abanico de herramientas que cumplen distintas funcionalidades y hacen más fácil la vida al organizador de eventos. La innovación tecnológica juega un papel muy importante en el desarrollo de estas herramientas cada vez más novedosas.

Elegir la fecha adecuada

• Fly Another Day: a veces una de las tareas más difíciles de un evento, sobre todo si está ubicado en una gran ciudad como Madrid o Barcelona, es encontrar la fecha adecuada para la organización del mismo. Esta herramienta es un motor de búsqueda que tira de calendario para mostrarnos dónde y cuándo montar nuestro evento para que no coincida con festivos, grandes eventos, citas deportivas, ferias, huelgas o elecciones. 

La distribución del espacio

• AllSeated: es un software que permite crear planos virtuales y así visualizar qué aspecto tendrá una sala de conferencias en función del número de mesas, sillas, decorados, escenarios,… El sistema permite además trabajar de manera colaborativa entre clientes, proveedores, organizadores de congresos, etc.

La ardua tarea de gestionar un evento

• CadmiumCB: de una app para tomar notas y compartir presentaciones, ha ido evolucionando a un verdadero “todo incluido” a la hora de organizar un congreso o reunión. Ofrece distintos módulos que se pueden integrar y combinar entre sí para tener en una misma herramienta desde una app o web del evento, gestionar los abstracts al congreso, gestionar datos de ponentes, asistentes y expositores, hasta lanzar encuestas o certificaciones post-evento y generar contenidos en formato video, archivos de audio, etc.
• EventGeek: otra plataforma colaborativa para la gestión de principio a fin de eventos, en versión web y también app. Se pueden integrar herramientas como Eventbrite, Twitter o Salesforce para poder comparar el impacto del evento a través de estas fuentes y hacer una comparativa del ROI de cada evento. Como la anterior es customizable según las funcionalidades que se necesiten, incluyendo módulos para la gestión de checklists, timings de tareas y entregas, seguimiento de presupuestos, gestión de viajes y ROI. 
• Shoflo: en este caso estamos ante una herramienta de gestión técnica y de producción de un evento, donde recoger los proyectos, consultar las hojas de planificación de tareas, montajes, actualización de la escaleta del evento, añadir elementos a la misma, etc. Todo desde una misma herramienta que se actualiza a la vez en cualquier dispositivo y que está disponible para cualquier miembro del equipo de producción con permiso para consultar o editar la información.
• Lineup Ninja: ha creado un software que ayuda a los organizadores de un congreso a programar los contenidos relacionados con dichas jornadas, integrando por ejemplo las ponencias, las agendas, etc. El programa puede ser usado por centros de conferencias, festivales, etc.

H3. Su traslación a Redes Sociales

• Hootsuite: herramienta que ayuda a gestionar las redes sociales de forma agrupada en una sola plataforma. Además, una de sus grandes ventajas es que permite programar con antelación  posts y controlar las interacciones de tus seguidores.
• Socialmention: permite monitorizar lo que se está diciendo de la marca en redes sociales y en internet. Permite descubrir las palabras clave y hashtags que tus usuarios asocian a tu marca.
• Easypromos: esta herramienta brinda la posibilidad de crear cualquier tipo de concurso en redes sociales y generar leads cualificados y segmentados. 
• Yarr TV: haz que tus seguidores interactúen en tu evento a través de twitter con pantallas que muestran el seguimiento en directo de una cuenta, hashtag o temática.
• Visionteractive: propone, a través de las redes sociales y contenido digital viralizar el evento o la acción física mediante photo booths o máquinas expendedoras. La idea es interactuar con el asistente de una forma divertida a través de las redes sociales dentro del propio evento. Para ello ofrecen herramientas como el Presstagram (una impresora de las fotos de Instagram del usuario que se hayan etiquetado con el hashtag del evento); SocialMat o SocialBreak, máquinas expendedoras de merchandising o incluso bebidas que funcionan a golpe de tweet en el evento; o incluso cargadores para móviles que funcionan a base de tweets. Una forma de asegurarse la participación del asistente contando el evento en el que está a través de sus perfiles sociales, a cambio de un contenido atractivo o de utilidad. 

Seguimiento a asistentes

• Summa CRM: si necesitas hacer un seguimiento a clientes potenciales, este CRM puede ayudarte. Para los apasionados de Gmail, existen alternativas que convertirán tu correo electrónico en un propio CRM. Este es el caso de Streak, que te permite hacer un seguimiento de todos los correos que recibas de tus clientes potenciales.
• MailChimp: te permite hacer envíos sobre tu base de datos de usuarios. Dispone de opciones para realizar una integración con la página de Facebook de tu evento o un blog en WordPress. Además, si creas tu evento con Eventbrite podrás disfrutar de esta herramienta para organizarte. 

Control de accesos a tu evento y sistema de pago

• Eventbrite Organizador: en Eventbrite existe la aplicación Eventbrite Organizador, que te permite hacer gestiones tan diversas como ver las ventas de entradas de tu evento, crear invitaciones, hacer algunas modificaciones en los eventos y realizar el control de accesos.
• La empresa Oveit  ha desarrollado un sistema de pagos para eventos, basado en la tecnología NFC (incorporada de serie en los teléfonos inteligentes) y blockchain. El sistema permite configurar múltiples puntos de recarga de crédito, múltiples puntos de venta (incluidos proveedores externos), así como realizar un seguimiento de las compras en todo el evento, incluso sin conexión.

Para el momento “Wow”

• Green Hat People: se trata de una plataforma para crear workshops y sesiones gamificadas, juegos o ‘serious play’ en el entono de reuniones y eventos profesionales. La herramienta permite crear debates, facilita que los asistentes propongan ideas, favorece la co-creación, soluciones y conocimientos de una forma entretenida, creativa y formativa. 
• Wordly: ha desarrollado un sistema de traducciones automáticas en tiempo real basado en inteligencia artificial. Los asistentes a una conferencia usan sus propios dispositivos para escuchar y entender a otras personas. El sistema puede manejar 15 idiomas al mismo tiempo.
• Wooclap: esta herramienta te permitirá organizar cursos, talleres o charlas con un toque dinámico que mantendrá a tus asistentes implicados. ¿Cómo lo consigue? Con la ayuda de encuestas y preguntas en vivo que hacen de Wooclap una herramienta interactiva para convertir tus eventos profesionales en una cita entretenida. 
• Zenus: ha creado un sistema de reconocimiento facial que permite agilizar los accesos a cualquier evento, al mismo tiempo que supone una mejora para la seguridad y la gestión de datos. El sistema no solo procesa el número de personas, estableciendo su género y edad aproximada, puede incluso analizar cómo se sienten en ese momento: confusos, satisfechos, felices, etc.

Los eventos virtuales a la orden del día

Las reuniones en las que cada asistente estaba de forma presencial en la misma sala pierden protagonismo. En un mundo globalizado en el que la tecnología permite la deslocalización del puesto de trabajo y en el que se colabora habitualmente con profesionales de otras regiones o incluso internacionales, cada vez resulta más complicado poder reunir a todos los miembros de un equipo o de varias empresas en un único lugar. Además, un mayor número de empresas necesitan poder mantener estos encuentros laborales de forma mucho más sencilla sin necesidad de que todos los asistentes tengan que estar presencialmente en el mismo lugar.

Gracias a las actuales innovaciones tecnológicas, las reuniones y eventos virtuales se están volviendo más habituales. Un evento virtual suelen ser muy interactivo y puede conectar a cientos de personas al mismo tiempo desde múltiples dispositivos en un mismo lugar virtual. Incluso, los eventos virtuales pueden complementar a las reuniones físicas para mejorar el impacto entre los asistentes e impulsar el engagement. Por eso, las herramientas para eventos virtuales optimizan este tipo de reuniones y hacen que la experiencia sea lo más inmersiva posible para los usuarios.

En el sector MICE, cada vez más empresas ofrecen este tipo de eventos. Por ejemplo, en el sector hotelero, Vincci Hoteles pone a disposición de sus clientes VincciSmart Virtual Meetings. Independientemente de la razón por la que alguno de los asistentes no pueda estar presente, VincciSmart Virtual Meetings posibilita mantener el ritmo de la empresa mediante reuniones virtuales. El sistema se ofrece como opción de reuniones en todos los establecimientos de la cadena en España y Portugal que cuentan con una gran variedad de salas adaptadas a cada tipo de reunión. Además de facilitar la ardua tarea de “cuadrar agendas”, contribuye a la reducción del gasto en desplazamientos por parte de la empresa, a la disminución del impacto medioambiental y favorece reuniones de diferentes equipos en cualquier destino convirtiéndose en una solución en caso de imposibilidad de desplazamiento por parte de los asistentes a la reunión. Por su parte, la red global de comunidades de emprendimiento con impacto, Impact Hub Madrid reinventa la forma de hacer eventos y ofrece fórmulas y diseños a la medida del cliente con nuevos formatos innovadores e inspiradores de manera presencial, híbrida o en remoto. Espacios totalmente adaptados y con tecnología de vanguardia para poder reunir equipos de forma interconectada.

Los eventos virtuales se suelen convocar para todo tipo de actos: ferias, conferencias, reuniones de ventas, convenciones, jornadas de puertas abiertas en universidades, etc. En concreto para las empresas es una oportunidad realmente interesante para realizar presentaciones o sesiones de tipo interno.

Tipos de eventos virtuales

Conferencias virtuales

Al igual que las conferencias en persona, las conferencias virtuales se construyen en torno a una agenda de contenido relacionadas con un tema concreto que se reparte en varias sesiones ofrecidas por expertos y que acostumbra a incorporar herramientas de participación, como por ejemplo, las preguntas al ponente o votaciones en directo. Las conferencias virtuales permiten a los asistentes ver las presentaciones a tiempo real, crear su propia agenda a partir de contenido relevante que se presenta, e interactuar con otros asistentes.

Ferias virtuales

Las ferias comerciales virtuales son muy parecidas a las ferias comerciales tradicionales, la única diferencia es el espacio físico. Al igual que con las ferias tradicionales, los asistentes interactúan con los expositores y patrocinadores, obteniendo demostraciones en directo de los productos o servicios que estos ofrecen. En las virtuales el visitante necesita acceder a la feria a través de un ordenador o dispositivo móvil con una buena conexión a Internet. También acostumbra a incluir networking de algún tipo y ponencias de los expositores.

Reuniones virtuales

Las reuniones virtuales utilizan tecnología avanzada para unir a la gente en varios lugares para que puedan realizar negocios. Dichas reuniones permiten el intercambio de información en un muchos formatos diferentes y fomentan la entrada de varias fuentes. Las múltiples ventajas que ofrecen las videoconferencias han captado desde hace años la atención de muchas empresas, que cuentan con este medio para comunicarse con clientes y otros profesionales sin moverse de la oficina. 

Webinars

Un webinar es un software que permite comunicar contenido formativo online en formato vídeo. Es una herramienta desde la que un conferenciante o profesional imparte un curso, charla o seminario, que es seguido por los usuarios en vivo que pueden comunicarse con él. Un webinar tiene varias finalidades: informativa, formativa o comercial.

Tecnología necesaria para un evento virtual

Los eventos virtuales dependen de la tecnología. La asistencia no sería posible sin el uso de ordenadores y dispositivos móviles. Pero la tecnología de eventos virtuales tiene más que herramientas de videoconferencia. Al igual que un evento en persona, los eventos virtuales se benefician del uso de una plataforma de tecnología de eventos, que ayuda a promocionar, ejecutar y administrar el evento. A continuación detallamos las funcionalidades más importantes de la tecnología de eventos para usar al ejecutar un evento virtual.

Sitio web del evento

El sitio web del evento se utiliza para la promoción del evento. Tiene el mismo propósito tanto si el evento es virtual o físico. El sitio web de su evento es una herramienta promocional clave para interesar a los posibles asistentes y atraerlos para que se registren en el evento. 

Registro online

El registro online es la primera herramienta para la recopilación de datos y fundamental para el evento. Esta herramienta permite a los asistentes inscribirse al evento virtual, enviar preferencias e información personal

Campañas de email

El envío de campañas de email puede impulsar la demanda de un evento y aumentar las inscripciones, mantener informados a los asistentes antes del evento y puede utilizarse para atraer a los asistentes antes del evento virtual. El correo electrónico es la mejor manera de comunicarse con los asistentes en todas las etapas del evento. 

Aplicación móvil para eventos

Una de las piezas más importantes de la tecnología de eventos para eventos virtuales es el uso de una aplicación móvil para eventos. Las apps funcionan por igual tanto en eventos físicos como los virtuales, y están disponibles tanto en iOS como en Android. 

Portal web para streaming

La incorporación del portal web a la plataforma permite distribuir el streaming del evento y combinarlo con las funcionalidades que facilitan la participación e interactuar entre los asistentes como las de networking e interactivas, creando así, una plataforma de gestión de eventos virtual completa.

Plataformas para eventos virtuales

• Youtube Live: esta herramienta permite retransmitir en directo una acción y llegar a la audiencia a tiempo real independientemente de si se quiere impartir una ponencia o conferencia, o realizar sesiones de preguntas y respuestas, interactuando a tiempo real con los espectadores.
• Vimeo: es una red social que permite compartir en streaming y almacenar videos para que los usuarios comenten e interaccionen. Los usuarios deben estar registrados para subir videos, crear su perfil, comentar y crear listas de favoritos.
• Facebook Live: es la nueva herramienta que ha introducido Facebook para la emisión de vídeos en directo desde dispositivos móviles. Se puede compartir cualquier acontecimiento que esté ocurriendo con el móvil. Las personas que estén viendo la retransmisión pueden interactuar mediante las reacciones (me gusta, me encanta) o con comentarios.
• Zoom: es otra de las plataformas más completas y más utilizadas en la actualidad para realizar videollamadas y webinars. Permite agendar reuniones con clientes, colaboradores y compañeros, compartir pantalla, mensajería instantánea (chat), gestión de los diferentes participantes, fondo virtual, vinculación con tu calendario de trabajo, retransmisión en directo por Facebook Live y YouTube Live de forma simultánea.
• Webex: es una plataforma que engloba desde reuniones en línea (presentaciones y conferencias en directo) hasta el uso compartido de archivos con todo el equipo de trabajo. Esta plataforma permite que el trabajo en equipo sea fácil y ágil. 
• Go To Webinar: es una herramienta de referencia para los profesionales de webinars, es segura, no da problemas y funciona correctamente desde sus inicios. GoToWebinar es una plataforma completa, que no presenta errores en el directo, ni cortes, ni problemas con el chat, delays, fallos al poner una presentación u otro presentador en pantalla, etc.
• Livestorm: es una aplicación web de conferencias en línea que se utiliza para compartir secuencias de vídeo a tiempo real. Puede ser utilizado para organizar reuniones en línea, demostraciones de productos, seminarios web de ventas, sesiones de capacitación o cualquier otro evento en vivo.